Het papierwerk is gedaan. Het management heeft, samen met het middenkader KPI’s gedefinieerd die afgeleid zijn van de Succesfactoren. Er is een concrete vertaalslag gemaakt vanuit de missie en visie. Maar dan….
Dan moet deze in de praktijk worden ingevoerd. En dat is vaak een breekpunt in het initiëren en organiseren van verbetertrajecten. Maar al te vaak zijn de ideeën prima, is het denkwerk fantastisch geweest, maar komt het in de praktijk niet tot de gewenste resultaten. En dat is jammer, en had ook vaak eenvoudig voorkomen kunnen worden.
Ik heb een stappenplan ontwikkeld dat ervoor kan zorgen dat juist die aansluiting van de praktijk aan de theorie kan kloppen, en dat verbetertrajecten succesvol kunnen worden uitgevoerd.
Dat begint bij de eerste stap, het starten van de voorbereiding. Een essentiële stap die beslist niet mag worden overgeslagen en waar ook niet te lichtvaardig over moet worden gedacht. Bereid de organisatie in de verschillende teams voor. Geef de werknemers de juiste verantwoordelijkheden en bevoegdheden mee. Krijgen ze die niet, dan is de status van het team direct ondermijnd, en is het project al direct gedoemd te mislukken. Definieer ook wat goed is en wat fout is. Maar daar aan gekoppeld moet je ook bepalen wat je doet als het fout is.
Belangrijk is ook om in het begin aandacht te geven aan het fundament van Verbetermanagement. Creëer orde en netheid binnen uw bedrijf. Orde zegt veel over de discipline die binnen uw bedrijf heerst, terwijl netheid een indicator voor nauwkeurig werken is. Ik adviseer bedrijven altijd om hiervoor de 5S Methode te gebruiken, Scheiden, Schikken, Schoonmaken, Standaardiseren en Standhouden. Vooral de eerste 3 S-en, Scheiden, Schikken en Schoonmaken krijgen in de voorbereidingsfase de meeste aandacht. Door hier gestructureerd mee om te gaan zult u in staat zijn om vooral veel zaken helder naar voren te krijgen. Focus komt dan te liggen op de verspillingen die in uw bedrijf zichtbaar worden. En deze kunnen aangepakt gaan worden. Door met 5S bezig te zijn, is uw voorbereidingsfase eigenlijk al vrijwel naadloos in de praktijk over gegaan. Belangrijk is ook u te realiseren dat deze stap zorgvuldig genomen moet worden en dat de tweede stap niet te snel gezet moet worden. Een structureel schone, nette en doelmatig ingerichte werkplek is noodzakelijk om de tweede stap te kunnen maken.
In die tweede stap gaat u actief met uw productieproces aan de slag. Het is noodzakelijk om “Flow” te gaan creëren binnen uw productie. Dat is relatief eenvoudig te organiseren door gebruik te maken van twee technieken uit Lean Management. Werken met Kan Ban, en werken met Two Bin.
“Kan” betekent visueel, en “Ban” betekent kaart of bord. Het is een van de methodes die gebruikt wordt om “pull based planning and contol” toe te passen. Het is een systeem waarmee met behulp van kaartjes gesignaleerd wordt wanneer een item nodig is. Door met “Two Bin” (twee bakken) te werken kan men op een simpele wijze de werkvoorraad controleren. In de eerste bak, het dichtst op de werkplek ligt de werkvoorraad die men gebruikt voor productie. In de tweede bak ligt de reservevoorraad. Is de werkvoorraad op, dan wordt de Kan Ban uit de bak gehaald en de tweede bak wordt gepakt. (In Kan Ban stellingen schuift deze vanzelf op de plek van de eerste bak). Er kan herbevoorrading plaats vinden. Heeft deze plaats gevonden dan is het systeem weer in balans.
Er bestaan verschillende typen kanbans
- Vervoerkanban (conveyance kanban): Deze kanban wordt gebruikt als signaal naar een vorig stadium dat er materialen uit de voorraad gehaald kunnen worden en naar het volgende punt getransporteerd kunnen worden. Een voorbeeld hiervan is bovenstaande beschreven (two bin). Op zo'n kanban staat meestal informatie zoals: ID, waar komt dit vandaan, waar moet dit naartoe.
- Productiekanban (production kanban): Deze kanban wordt gebruikt als signaal naar de productie dat er gestart kan worden met produceren. Op dit type kanban vindt men gewoonlijk informatie betreffende de bewerkingen, de nodige materialen, ID en/of locatie naar waar het geproduceerde goed naartoe moet.
- Verkoperkanban (vendor kanban): Deze kanban is quasi gelijk aan de vervoerskanban, maar wordt gebruikt bij de externe suppliers.
- Signaalkanban (Signal kanban): Bestaat uit de signaalproductiekanban en de signaalmateriaalkanban
Op deze simpele wijze, zonder gebruik te maken van ingewikkelde en veelal dure computerprogramma’s kan duidelijk worden wanneer en waar materiaal nodig is. Op deze wijze wordt dus ook voorkomen dat er op werkplekken doorgeproduceerd wordt, terwijl de vervolgstap deze geproduceerde producten niet nodig heeft. Er komt flow in het proces die gestuurd wordt door de vraag van de klant. Dit wordt het “pull principe” genoemd.
Voor veel bedrijven zijn de eerste twee stappen ook direct de moeilijkste. Een logisch gegeven omdat vaak de historische manier van werken wordt verlaten en er iets nieuws voor terugkomt. Maar door een goede focus op dit proces te houden, en door structureel met het verbetermanagement bezig te zijn, is het voor de meeste bedrijven goed mogelijk om de definitieve stap naar World Class Manufacturing te zetten.
Volgende week gaan we verder met deze stappen.
