In mijn vorige blog heb ik duidelijk gemaakt waarom het belangrijk is om uw missie en visie duidelijk te hebben. Zij zijn het kompas waar het bedrijf op vaart, en beslissingen die u neemt dienen altijd in het licht van deze missie en visie te worden beoordeeld..
Maar papier is geduldig. Een missie en visie vastleggen is één ding, er iets mee doen is een tweede. Hoe gaat u nu praktische uitvoering geven aan deze twee zaken? Welke factoren zijn nu bepalend om dat waar te maken dat u in uw visie tot doel heeft gesteld? Zijn dat alleen maar financiële doelen? Of bestrijken ze een breder gebied namelijk ons gehele bedrijfsproces?
Deze factoren noemen we de Kritische Succes Factoren. (KSF). En zij beslaan de volgende aandachtsgebieden:
1. Goede financiële resultaten.
Wat bepaald het succes van de aandeelhouders? Of als u zelf aandeelhouder bent, met welke financiële resultaten bent u nu gelukkig?
2. Tevreden klanten.
Wanneer zijn uw klanten tevreden?
3. Goed functionerende interne bedrijfsprocessen.
Wat is van belang bij uw bedrijfsproces en wanneer kunt u trots zijn op uw proces.
4. Lerend vermogen van uw organisatie.
In hoeverre bent u in staat om uzelf te verbeteren?
Kies voor elk van deze bedrijfsaspecten 3 tot 5 Kritische Succes Factoren. U kunt pas iets bereiken als u gefocust bent. Kies daarom niet teveel factoren, want dat vertroebelt uw blik en zorgt ervoor dat u niet meer alert kunt zijn. Door het beperkt houden van het aantal factoren is het stellen van prioriteiten ook eenvoudig te doen.
Als u uw Kritische Succes Factoren heeft benoemd, dan is de volgende stap om deze te gaan kwantificeren. Want Meten is Weten is Denken is Doen! U zult moeten meten om te bepalen hoe de “IST-situatie” is. Dan weet u pas waar u staat ten opzichte van de doelen die u gesteld heeft. Daar kunt u dan over gaan nadenken, en maatregelen gaan nemen om deze situatie te verbeteren. Kortom, u moet uw Prestatie-Indicatoren gaan benoemen om u inzicht te geven in hoeverre uw organisatie de Kritische Succes Factoren heeft gerealiseerd.
Deze Prestatie-Indicatoren (ook wel Key Perfomance Indicators, KPI’s genoemd) bevinden zich op de volgende terreinen:
1. Verkoopproces (Service to Market). De levering van producten/diensten aan de markt. Centraal staat wat de klant wil, wat de organisatie kan, en hoe de klant en de organisatie zaken doen. U kunt hier denken aan de snelheid waarmee vragen die de klant stelt per mail beantwoord kunnen worden. Hoe lang het duurt voordat er een offerte wordt uitgebracht , hoe snel een klantenklacht wordt beantwoord of het aantal nieuwe klanten per verkoper.
2. Ontwikkelproces (Concept to Manufacturing): Transformatie van nieuwe concepten in producten. De order van de klant wordt omgezet in een vloeiend fabricageproces en een maakbaar product. Hier kunt u denken aan indicatoren die meten hoe snel het duurt voordat een verkoopopdracht is omgezet in een productieopdracht of hoe snel een inkoopaanvraag tot een daadwerkelijke inkoop leidt
3. Productieproces (Order to Cash): Inkomen genereren voor het bedrijf. De order van de klant wordt omgezet in een product dat wordt geproduceerd, geleverd en betaald. Hierbij kunt u denken aan productiecijfers als OEE (Overall Equipement Effectiveness), klachtenpercentages en leverbetrouwbaarheid.
Het uiteindelijk uitwerken van deze Kritische Succes Factoren en de bijbehorende Prestatie Indicatoren is een proces dat u samen met uw middenkader moet uitwerken. Zij zullen als eerste op de hoogte moeten zijn van de doelen die u stelt. Vaak is het zo dat in gezamenlijk overleg eerst de Ist situatie wordt bepaald. Dat kan zijn doordat u de gemiddelde gegevens van afgelopen jaar bezit. Maar vaak is dat niet het geval, zeker niet van alle door u te bepalen Prestatie Indicatoren. Dan kan het handig zijn om gemiddelden op diverse meetmomenten te bepalen. Of u neemt de absolute waarde op een bepaald vertrekpunt. Cijfers kunnen natuurlijk absoluut zijn (aantal klachten per jaar) maar ook relatief, zoals gemiddelde output per uur.
Voor u een uitdaging om uw visie om te zetten naar praktische, meetbare waarden. Heldere doelen te stellen en deze duidelijk te communiceren naar uw medewerkers. Want als u deze stappen heeft gezet, dan gaat het pas “echt” beginnen. Dan gaat u zichtbaar voor uw medewerkers aan de slag met het verbeteren van uw organisatie.
In het volgende blog zal ik ingaan op de valkuilen die deze praktijk met zich mee gaat brengen.
Geen opmerkingen:
Een reactie posten